ေလာကဓာတ္ခန္း သာဂိ – Office Application in the Cloud (32)

ေလာကဓာတ္ခန္း သာဂိ – Office Application in the Cloud (32)
အိမ္သုုံး ေက်ာင္းသုုံး ရုုံးသံုုး - GMail နဲ႔ Google Office Application အေျခခံလမ္းညႊန္
(မိုးမခ) ေအာက္တိုဘာ ၂၇၊ ၂၀၁၇

အခ်က္အလက္မ်ား (Data) ကို စီစဥ္ျခင္း


Sheet မွာက ကိန္းဂဏန္း အတြက္အခ်က္ေတြခ်ည္းပဲ လို႔ ထင္ရင္ မွားပါမယ္။ စာရင္းဇယားေတြမွာ ဂဏန္းေတြအျပင္ အခ်က္အလက္ေတြ (Data) ေတြလည္း ပါပါတယ္။ လူအမည္၊ လိပ္စာ၊ ဆိုင္၊ ပစၥည္းအမ်ဳိးအမည္ စတာေတြလည္း တြဲဖက္ ပါ၀င္ပါတယ္။ သည္ေတာ့ စာရင္းဇယားေတြထဲက ကိန္းဂဏန္းေတြအျပင္ အခ်က္အလက္ေတြကိုလည္း စီတာ စဥ္တာ ရွာတာ ေဖြတာ စစ္ေဆးတာေတြလည္း လုပ္ဖို႔ လိုအပ္ပါတယ္။ အဲသည္အတြက္ Data Sorting and Filtering ဆိုတဲ့ အသုံးကိုလည္း သိထားဖို႔ လိုအပ္ပါတယ္။

Sort ဆိုတာက ငယ္စဥ္ ၾကီးလိုက္စီတာ၊ ရက္စြဲနဲ႔ စီတာ၊ အကၡရာ၀လိ စီတာေတြ ျဖစ္ျပီး Filtering ဆိုတာကေတာ့  အခ်က္အလက္ေတြကို လိုတာေတြခ်ည္း ေရြးခ်ယ္ျပီး စစ္တာ ျဖစ္ပါတယ္။

Types of sorting စီနည္း အမ်ဳိးအစားမ်ား


Data Sorting လုပ္မယ္ဆိုရင္ အရင္ဆုံး စဥ္းစားရမွာက Sheet တခုလုံးလား Cell Range ဆဲလ္ အုပ္စု တစုတည္းပဲ ရည္ရြယ္ျပီး စီမွာလားကို ျဖစ္ပါတယ္။
  • Sort sheet  လုပ္တယ္ဆိုတာက sheet တခုလုံးက ေကာ္လံတခုကို အေသထားျပီးေတာ့မွ အခ်က္အလက္ေတြကို စီခုိင္းတာ ျဖစ္ပါတယ္။ ဥပမာ ေအာက္က sheet မွာ နာမည္၊ လိပ္စာ၊ ျမိဳ့ ေကာ္လံေတြနဲ႔ လုပ္ထားတဲ့ စာရင္းတခုလုံးမွာ လူနာမည္ေတြကို အကၡရာ၀လိအတိုင္း စီခုိုင္းရင္ လူေတြကို  A to B စီေပးရာမွာ လူနဲ႔ သက္ဆိုင္ရာ လိပ္စာတို႔ ျမိဳ့တို႔က သူ႔နာမည္နဲ႔အတူ အျခားေကာ္လံေတြမွာ လိုက္ပါျပီး စီေပးပါတယ္။

  • Sorting a column by alphabetical order
  • Sort range လုပ္တယ္ဆိုတာကေတာ့ ကိုယ္သတ္မွတ္ထားတဲ့ cell ေတြအတြင္းမွာပဲ အခ်က္အလက္ေတြကို စီတာ ျဖစ္ပါတယ္။ ဒါက sheet ထဲမွာ သီးျခားစီ ရပ္တည္ေနတဲ့ ဇယားေတြ တြဲျပီး ပါေနတယ္ ဆိုရင္ ကိုယ္လိုခ်င္တဲ့ cell range ထဲက data ေတြကိုပဲ စီတာ ျဖစ္ပါတယ္။ ဥပမာ ေအာက္က sheet မွာ Running Log Table ထဲက Date ေအာက္က cell အုပ္စုကိုပဲ စီခိုင္းတာပါ။ သူနဲ႔ သက္ဆိုင္တဲ့ Distance တို႔ Time တို႔ေအာက္က cell data ေတြလည္း Date စီတဲ့အလိုက္ ေျပာင္းပါတာကို ေတြ႔ရပါမယ္။
  • Sorting a range

To sort a sheet: Sheet တခုလုံးကို စီျခင္း


အခု ဥပမာမွာ စားသုံးသူစာရင္းတခုလုံးမွာ သူတို႔ရဲ့ Last Name နဲ႔ပဲ အကၡရာစဥ္အလိုက္ စီၾကည့္ရေအာင္။ ဇယားမွာ ထိပ္ဆုံးက ကန္႔လန္႔တန္း (Header row) မွာက ဇယားေခါင္းစဥ္ေတြ တပ္ထားတယ္ဆိုေတာ့ သူ႔ကို စီတဲ့အထဲမွာ လိုက္ပါခိုင္းလို႔ မရပါဘူး။ သူက ထိပ္စီးမွာ အေသက်န္ေနရစ္ရပါမယ္။ သည္ေတ့ာ ထိပ္စီးတန္းကို Freeze ဆိုျပီး ကပ္ခ်န္ခဲပစ္ ခဲ့ရပါမယ္။

  1. View မီးႏူးကို ဆြဲခ်ျပီး Freeze အေပၚမွာ ေမာက္စ္ကို ခ်ပါ။ ျပီးေတာ့ ဆိုက္မီးႏူးက ထြက္လာတဲ့ ေရြးစရာထဲကေနျပီး  1 row အတန္းတခုတည္းလို႔ ေရြးပါ။
  2. Freezing the header row
  3. Header Row က freeze သြားပါျပီ။ အခု ဘယ္ ေကာ္လံ column ကုိ စီဖို႔ ေရြးမလဲ။ အခုကေတာ့ customer last name ေကာ္လံထဲက cell ကို ကလစ္ အရင္ လုပ္ပါ။
  4. Selecting a cell in the desired column
  5. Data မီးႏူးကို ဆြဲခ်ပါ။ Sort Sheet by column, A-Z (ascending) သို႔မဟုတ္ Sort Sheet by column, Z-A (descending) တခုခုကို ေရြးပါ။ အခုကေတာ့ A-Z ကို ေရြးၾကတာေပါ့။
  6. Selecting Sort sheet by A to Z
  7. ဒါဆိုရင္ Last Name Column မွာ A to Z စီေပးပါမယ္။
  8. The sorted data

To sort a range: ဆဲအုပ္စုကိုေရြးျပီး စီျခင္း

အခု ဥပမာမွာကေတာ့ Sheet ထဲမွာ စာရင္း ဇယားက ၂ ခု ရွိေနတယ္။ အဲသည္ထဲက ဒုတိယဇယားကိုပဲ ေရြးျပီး စီၾကမယ္။ တီရွပ္အေရာင္းစာရင္းမွာ အတန္းလိုက္ ဘယ္ေလာက္ ေရာင္းထားရသလဲဆိုတဲ့ ဇယားကိုပဲ  အနည္းကေန အမ်ား စီတာေပါ့။
  1. cell range အျဖစ္ ကိုယ္စီခ်င္တဲ့ ဆဲလ္ အုပ္စုကို အရင္ ေရြးပါ။ အခုဟာက Class ေကာ္လံေအာက္က အတန္းေတြကို ေရြးမယ္ဆိုရင္  cell range က G3:H6.
  2. Selecting a range
  3. Data မီးႏူးကို ဆြဲခ်ပါ။ သည္တခါေတာ့ Sort range ဆိုတာကို ေရြးပါတယ္။
  4. Selecting Sort range
  5. The Sorting dialog box ေပၚလာပါတယ္။ ဘယ္ေကာ္လံ column က data ေတြကို စီခ်င္တာလဲကို သင္ေရြးေပးရပါမယ္။ ေကာ္လံ H က အေရာင္းအေရအတြက္ကို အနည္းအမ်ား စီခိုင္းေစခ်င္တာမို႔ Column H ကို ေရြးပါတယ္။
  6. Setting the sort range options
  7. ေကာ္လံ H မွာ ascending or descending ေရြးရာမွာ descending (Z-A) မ်ားရာကေန နည္းရာကို ေရြးပါတယ္။ Sort ကို ႏွိပ္ပါ။
  8. Selecting descending

  9. အခုဆိုရင္ အတန္းအလိုက္ အေရာင္းဇယားမွာ အမ်ားဆုံး ေရာင္းရတဲ့ အတန္းကေန အနည္းဆုံး ေရာင္းရတဲ့ အတန္းကို စီေပးထားတာ ေတြ႔ရပါတယ္။
  10. The sorted range of cells

To create a filter: စစ္တဲ့ နည္းကို သုံးျခင္း


ဒီဥပမာမွာကေတာ့ sheet ထဲမွာ ပစၥည္းစာရင္းေတြ အားလုံးထဲကမွ ငွားလို႔ရတဲ့ ကြန္ပ်ဴတာ နဲ႔ ပရိုဂ်က္တာ စာရင္းေတြ ကို စစ္ထုတ္ျခင္းကို လုပ္ပါမယ္။ ပစၥည္းမ်ား စာရင္းဆိုေတာ့ ထုံးစံအတိုင္း ေခါင္းစီးအတန္း header row မွာ ပစၥည္းအမ်ဳိးအမည္ေတြ ေခါင္းစဥ္ေတြ ေကာ္လံထိပ္စီးေတြမွာ တပ္ထားမွာ ျဖစ္ေတာ့ စိစစ္တဲ့အခါ သူတို႔ကို ခ်န္ထားခဲ့ရပါမယ္။ Freeze Header Row လုပ္ရဦးမွာေပါ့။
  1. View မီးႏူးကေန Freeze. 1 row လုပ္လိုက္ပါဦး။
  2. Freezing the header row
  3. ေကာ္လံေတြထဲကမွ အခ်က္အလက္ စစ္ခ်င္တဲ့ cell ေကာ္လံကို ေရြးပါ။ အခုဟာကေတာ့ TYPE ေကာ္လံေအာက္က cell ေပါ့။
  4. Selecting a cell
  5. ျပီးေတာ့ မီးႏူးဘားေပၚက ကေတာ့ပုံေလးနဲ႔ Filter Button ကို ႏွိပ္ပါ။
  6. The Filter button
  7. အဲသည္က်ရင္ မိမိေရြးထားတဲ့ ဆဲလ္ရဲ့ ေကာ္လံထိပ္စီးမွာ အဲသည္ Filter icon ေလး ေပၚလာပါတယ္။
  8. Drop-down arrows in the column headers
  9. drop-down arrow ကို ဆြဲခ်ပါ။ အခုဟာက column B  ကို Filter လုပ္မွာ ျဖစ္ပါတယ္။ ဘာကို စစ္မွာလည္း ဆိုေတာ့ မိမိအလိုရွိတဲ့ ပစၥည္း Type ကိုပဲ စိစစ္ Filter လုပ္မွာပါ။
  10. The checklist of column values
  11. Pull down menu ကေန Type Column ထဲက Cell Data ေတြ ေပၚလာတာလည္း ေတြ႔ရပါတယ္။ အခုကေတာ့ Clear ဆိုျပီး အကုန္လုံးကို ေရြးထားတာကို ဖယ္ရွားလိုက္ပါ။
  12. Clicking Clear
  13. ျပီးေတာ့မွ ကိုယ္ Filter လုပ္ခ်င္တဲ့ Type ေတြကိုသာ ေရြးခ်ယ္ပါ။ အခုကေတာ့ Laptop နဲ႔ Project ေတြကိုပဲ စာရင္းကို စိစစ္ Filter လုပ္ခိုင္းတာေပါ့။  click OK.
  14. Setting the filter
  15. Filtered Data , စိစစ္ထားတဲ့ အခ်က္အလက္ကိုသာ လက္ရွိ Sheet မွာ ေပၚလာပါမယ္။ က်န္တဲ့ ေဒတာေတြကိုေတာ့ sheet က filter rule ေၾကာင့္ ဖုံးကြယ္ေပးထားပါတယ္။ ေပ်ာက္မသြားပါဘူး။
  16. Viewing the filtered results

Applying multiple filters - စိစစ္မႈ အဆင့္ဆင့္ ျပဳလုပ္ျခင္း


Filter ေတြဆိုတာ ေရစစ္ေတြလုိပါပဲ။ အထပ္ထပ္ စိစစ္လို႔ရပါတယ္။ အဆင့္ဆင့္ စစ္ျပီး မိမိအလုိရွိတဲ့ အခ်က္အလက္ကို ပစ္မွတ္ထား ရွာေဖြလို႔ ရပါတယ္။ အခု multiple filter ဥပမာမွာကေတာ့ - laptop and project ေတြခ်ည္းကို အရင္ စစ္ခ်ျပီးေနာက္မွာ August လအတြင္းမွာပဲ ထုတ္ငွားတဲ့ စာရင္းကိုပဲ စစ္ခ်င္တယ္လို႔ filter လုပ္ၾကည့္ရေအာင္။ ဗမာလို ေျဖာင့္ေအာင္ ေျပာရရင္ေတာ့ ၾသဂုတ္လအတြင္းက ထုတ္ငွားထားမိေသာ ကြန္ျပဴတာနဲ႔ ပရိုဂ်က္တာစာရင္းကို စစ္ေပးရန္ ေပါ့။

  1. ခုနင္က Laptop and Porjector filter လုပ္ျပီးသား ဇယားေပၚမွာ ထပ္ျပီး စစ္ခ်င္တဲ့ ေကာ္လံက drop-down arrow  ဆြဲခ်ပါ။ (Checked Out Date) ေခါင္းစီးနဲ႔ column D ကုိ filter ဆြဲမယ္ေပ့ါ။ Creating a new filter
  2. အဲသည္ Sort Pulldown Window မွာ August ေတြကို ေရြးျပီး Check (အမွန္ျခစ္) ၾကည့္လုိက္ပါ။
  3. Selecting items
  4. Filter ေနာက္တိုးအသစ္ နဲ႔ Result ရလဒ္ဇယား ေပၚလာပါတယ္။  ဗိုလို ေျပာရရင္ေတာ့ - filtered to show only laptops and projectors that were checked out in August.
  5. Viewing multiple filters

Filter View ေတြကို ေနာင္ထပ္သုံးႏိုင္ေအာင္ သိမ္းဆည္းျခင္း

ခုနင္က Filter Menu Pulldown ကေန Create New Filter View ဆိုျပီး ကိုယ့္ Filter View ကို အမည္ေပးျပီး သီးသန္႔ သိမ္းထားလို႔ ရပါတယ္။  သေဘာကေတာ့ မိမိ Sheet ကို သူမ်ားေတြနဲ႔  share သုံးေနတဲ့အခါ မိမိ filter view လုပ္ထားလို႔ orignial sheet တခုလုံးကို တျခားလူက တျပိဳင္နက္တည္း ၀င္ၾကည့္ေနခ်ိန္ မျမင္ရေတာ့မွာကို ကာကြယ္ေပးဖို႔ ျဖစ္ပါတယ္။

Creating a filter view

To clear all filters: Filter မ်ားကို ရွင္းပစ္ျခင္း

  • Filter button ကို သြားႏွိပ္လိုက္ပါ။ filter လုပ္ခဲ့တာေတြ အားလုံး ပ်က္ပ်ယ္သြားပါတယ္။ အရင္အတိုင္း ဇယားကို ျပန္ေတြ႔ရပါမယ္။
  • Clicking the filter button

Challenge!

  1. ေအာက္ေဖာ္ျပပါ sheet ကို ေကာ္ပီလုပ္ပါ။


  1. Equipment Log tab က ဇယားကုိ ၿကည့္ပါ။
  2. Freeze row 1 လုပ္ပါ။
  3. Sort the spreadsheet by the Checked Out date from most recent to the oldest.
  4. Hint: Sort by column D from Z to A.
  5. Sort the range A2:F9 by column B from A to Z.
  6. Hint: Make sure the box next to data has header row is left unchecked.
  7. Filter the spreadsheet so it only shows equipment that has never been checked in.
  8. Hint: Filter column E to show cells that are empty.
  9. When you're finished, your spreadsheet should look like this:
  10. sorting filtering challenge


ကဲ Google Sheet Basic သင္ခန္းစာေတြကေတာ့ သည္ေလာက္ပါပဲ။

ေနာက္တပတ္မွာ ဆက္ေရးမွာကေတာ့ - Google Slide ဆိုတဲ့ Powerpoint ဆလိုက္ေတြ လုပ္နည္း သုံးနည္း ေတြျဖစ္ပါတယ္။ powepoint လို႔ ေခၚေခၚ slide လုိ႔ ေခၚေခၚ keynote လို႔ပဲ ေခၚေခၚ စာသင္တာမွာ အစည္းအေ၀းမွာ အစီရင္ခံတင္ျပတဲ့ဆီမွာ ဆလိုက္ေတြသုံးျပီး မိမိေျပာခ်င္တာ သင္ခ်င္တာ အစီရင္ခံစာကို တင္ျပရတဲ့အတြက္ အဲသည္လို slide ေတြ လုပ္နည္းကို google slide နဲ႔ သင္ျပမွာ ျဖစ္ပါတယ္။

(ဆက္လက္ေဖာ္ျပပါမည္)
0